A produção de um grande evento, como o festival de música e cultura urbana “Conecta BH”, é um desafio logístico monumental. A comunicação com o público é um dos pilares mais críticos e complexos: como garantir que milhares de pessoas recebam informações atualizadas sobre horários, mapas e regras de forma clara e instantânea? Este estudo de caso mostra como a organização do Conecta BH abandonou os materiais impressos e a comunicação fragmentada para centralizar tudo em um hub digital dinâmico, criado com a plataforma Shortener.tec.br, resultando em uma experiência mais fluida para o público e uma taxa de engajamento pós-evento 50% maior.
O Cenário: O Caos da Comunicação em Grande Escala
Nas edições anteriores, a equipe do Conecta BH enfrentava desafios recorrentes:
- Informações Desatualizadas: Qualquer mudança de última hora no line-up ou no horário de um show exigia uma comunicação massiva e muitas vezes ineficaz nas redes sociais, gerando confusão.
- Altos Custos de Impressão: Mapas, programações e guias impressos eram caros e se tornavam obsoletos rapidamente, além do impacto ambiental.
- Dificuldade na Coleta de Feedback: Coletar a opinião do público após o evento era um processo complexo, geralmente baseado em e-mails com baixíssimas taxas de resposta, impedindo a melhoria contínua do festival.
A Virada Estratégica: O Guia Oficial do Evento na Palma da Mão
A solução foi criar um ponto único de verdade: uma Bio Page da Shortener que funcionou como o “Guia Oficial Digital” do evento, acessível através de um único link curto (short.br/conectabh) e de QR Codes.
1. Centralização da Informação com a Bio Page A página foi estruturada com botões claros e diretos, contendo todas as informações essenciais que um participante poderia precisar:
- Line-up e Horários (Atualizável): O link levava a uma página com a programação que podia ser alterada em tempo real pela equipe.
- Mapa Interativo do Festival: Um link para o mapa digital, permitindo que o público se localizasse facilmente.
- Compre seu Ingresso / Pulseira: Link direto para a plataforma de vendas.
- Dúvidas Frequentes (FAQ): Uma seção completa com regras sobre o que era permitido ou não no evento.
2. QR Codes como Pontos de Acesso Rápido QR Codes que levavam a este hub digital foram estrategicamente posicionados por toda a cidade em materiais de divulgação e, principalmente, em totens, telões e banheiros dentro do local do evento. Isso garantia que, a qualquer momento, o público pudesse acessar a informação mais recente sem precisar procurar nas redes sociais.
3. A Estratégia Pós-Evento: Feedback com um Clique A genialidade da solução estava em sua flexibilidade. No dia seguinte ao término do festival, a organização editou a Bio Page: o link principal de “Line-up” foi substituído por “Pesquisa de Satisfação – Concorra a Ingressos para 2026!”. O mesmo link short.br/conectabh e os mesmos QR Codes passaram a direcionar o público para o formulário de feedback, aproveitando o engajamento do momento.
Os Resultados: Um Evento Mais Inteligente e Conectado
A centralização da comunicação através da plataforma Shortener gerou um impacto transformador:
- Redução de Custos e Agilidade: A economia com material gráfico foi significativa, e a capacidade de atualizar informações em tempo real deu à equipe um controle sem precedentes sobre a comunicação.
- Melhora na Experiência do Público: O número de dúvidas e reclamações repetitivas nas redes sociais diminuiu em cerca de 70%, pois o público encontrava as respostas de forma autônoma.
- Aumento de 50% na Taxa de Resposta do Feedback: Ao simplificar o acesso à pesquisa de satisfação, a organização obteve um volume de dados muito maior e mais qualificado para planejar a próxima edição.
“[Inserir Citação do(a) Produtor(a) do Evento aqui. Ex: ‘A Shortener nos deu o poder de falar diretamente com nosso público, de forma instantânea. O hub digital se tornou o coração da nossa comunicação. Transformamos um problema logístico em uma ferramenta de engajamento e inteligência.’]”
Conclusão
O sucesso do Conecta BH demonstra que a gestão de eventos modernos exige soluções de comunicação igualmente modernas. Ao centralizar informações em um hub digital dinâmico e acessível, a organização não apenas otimizou suas operações e reduziu custos, mas também aprimorou drasticamente a experiência do participante, construindo um relacionamento mais forte e interativo com seu público.
Está planejando um evento? Simplifique sua comunicação e crie uma experiência inesquecível para seu público. Conheça as soluções da Shortener.tec.br.
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